НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ

 общий бланк;
 бланк письма;
 бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой
бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема,
наименование вышестоящей организации, например: ,
Рис. 1. Общий бланк организации
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка
письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие
организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД
являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в
составе бланка.
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об
организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата
документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату
документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и
наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое
58 См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 4.
59 См.: Оформление документов…, с. 40.
или продольное расположение, например:
Рис. 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов
Рис. 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и
руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то
организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц,
например:
Рис.4.Бланк письма структурного подразделения организации
Рис. 5. Бланк письма должностного лица
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации,
наименование вида документа, место составления или издания документа. В бланке данного
типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер
документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или
эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по
Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:
Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве
государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих
организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают
реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место
составления или издания документа.
При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата
бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков
форматов A3 (420 х 297 мм) и А6 (148 х 105 мм). На бланках формата А6 оформляют
резолюции (поручения).
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм60: левое и нижнее – 20; правое – 10;
верхнее — 15.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям
соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов
наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки
отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации
гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы
типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается
отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием
60 См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 4.
Рис. 6. Бланк конкретного вида
следующих реквизитов61:
при поступлении бланков:
 наименование вида гербового бланка;
 дата поступления;
 номер сопроводительного документа;
 наименование организации – поставщика гербовых бланков;
 количество экземпляров;
 серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
 наименование вида гербового бланка;
 количество экземпляров;
 серия и номера гербовых бланков;
 наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы
должностного лица — получателя гербовых бланков;
 расписка в получении;
 примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших
гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.
2.6 Правила оформления документов при использовании технических средств
Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. По ГОСТ
6.10.5-87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т.е. размер печатного
знака — 2,6 мм.
Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный
интервал.
Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от
границы левого поля (т.е. с «красной строки»).
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один
межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения»,
«Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
1.5
Директор предприятия
1 «
Контакт»
2
А.Н. Иванов
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до
границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют 8 стандартных положений печатающего
устройства:
9— от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту»,
«Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе»,
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование
должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи
«Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ,
ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
61 ГОСТР 6.30-97, с. 9.
10— после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
11— после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
12— после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
13— после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
14— после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф
ограничения доступа к документу»;
15— после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
16— после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для
печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со
свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном
уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего
устройства.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на
документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание»
печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один
межстрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и
последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего
края листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа62.
Описанные правила следует применять при использовании для оформления
документов печатающих устройств средств ПЭВМ и пишущих машинок.
3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1 Организационные документы
Для успешного функционирования службы документационного обеспечения
управления необходимо прежде всего ее организационное оформление. Если эта служба
представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими
работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса
взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции
подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя
и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов,
включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции
работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления
представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается
должностная инструкция на этого сотрудника.
Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи,
функции, права, обязанности и ответственность подразделения.
В альбоме унифицированных форм организационно-распорядительных документов
дана форма положения о структурном подразделении63.
В соответствии с рекомендациями ГСДОУ64 текст положения о структурном
подразделении должен включать следующие основные разделы:
«Общие положения», определяющие правовой статус структурного подразделения,
его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя
структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к
руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе
перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно
62 См.: Оформление документов…, с. 46
63 См.:УСОРД, с. 201.
64 См.: ГСДОУ, с. 63-69.
руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.
«Основные задачи» — раздел, где излагаются направления деятельности данного
структурного подразделения.
«Функции» — перечисление конкретных видов производственно-хозяйственной
деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.
«Права и обязанности» — раздел, описывающий права структурного подразделения,
необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые
структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным
подразделениям предприятия и сторонним организациям.
«Ответственность» — раздел, устанавливающий в соответствии с действующим
законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за
несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных
на него функций, неиспользование предоставленных ему прав.
«Взаимоотношения. Связи» — описание служебных взаимоотношений структурного
подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по
вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов,
совместного выполнения работ и т.д.
«Организация работы» — определение порядка деятельности структурного
подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его
реорганизации и ликвидации.
При разработке текста положения о структурном подразделении целесообразно взять за
основу структуру текста положения о службе документационного обеспечения управления,
приведенного в Основных положениях Государственной системы документационного
обеспечения управления65.
Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем
подразделения и им подписывается. Согласование текста документа проводится по
усмотрению администрации организации. Общепринятая практика показывает, что к
согласованию организационных документов часто привлекают юрисконсультов,
экономистов из отделов труда и зарплаты (при наличии таких подразделений в структуре
организации), заместителей первого руководителя, курирующих работу соответствующих
подразделений, и т.д.
Положение о структурном подразделении относится к группе документов, подлежащих
утверждению, поэтому данный документ должен иметь гриф утверждения. Положения о
структурных подразделениях, как правило, вводятся в действие с момента их утверждения
руководителем организации, не требуя специальных мер по вводу их в действие, т.е. не
требуя издания приказа (распоряжения) об утверждении этих документов. Поэтому для
утверждения положений о структурных подразделениях используется гриф с личной
подписью руководителя организации.
Положение о структурном подразделении доводится до работников под расписку путем
оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты
ознакомления.
Унифицированная форма положения о структурном подразделении дана в приложении
№ 1. Пример оформления положения о службе документационного обеспечения управления
приведен в приложении № 2.
При необходимости внесения изменений и дополнений в организационные документы
не допускаются зачеркивания и исправления текста с пометкой «Исправленному верить».
Изменения и дополнения отражаются в соответствующем приказе руководителя организации
(см. приложение № 3). Приказ доводится до работников структурного подразделения под
расписку.
Правовое положение работника организации регламентируется должностной
инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность
должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно
65 См.ГСДОУ, с. 63-69.
УСОРД66, включает следующие разделы:
«Общие положения», устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его
непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой
должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются
квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются
законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен
руководствоваться в своей деятельности.
«Функции» — раздел, где определяются основные направления деятельности
специалиста.
«Должностные обязанности» — перечисление конкретных задач, возложенных на
специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе — руководит,
утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует,
согласовывает, представляет, курирует и т. д.
«Права» — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения
возложенных на него функций и обязанностей.
«Ответственность» — установление видов ответственности за несвоевременное и
некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование
предоставленных ему прав.
«Взаимоотношения. Связи по должности» — перечисление круга должностных лиц,
с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается
информацией, указание сроков получения и представления информации, определение
порядка подписания, согласования и утверждения документов.
В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка
работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения
работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д.67.
При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования
должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованых в
Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других
служащих68.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных
подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений
инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им
подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым
руководителем организации.
Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными
должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее
структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях
тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.
Должностные инструкции доводятся до работников под расписку. Унифицированная
форма должностной инструкции дана в приложении № 4. Пример оформления должностной
инструкции секретаря-референта приведен в приложении № 5.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается
соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под
расписку. Форма такого приказа дана в приложении № 6.
Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения
функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в
следующих случаях:
при изменении наименования организации или структурного подразделения;
при изменении наименования должности;
66 См.: УСОРД, с. 202.
67 См.: ГСДОУ, с. 74.
68 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.:
Минтруд России, 2000.
при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при
увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция в виде исключения
была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками
организации устанавливается распорядительным документом — приказом директора о
распределении обязанностей (см. приложение № 7).
3.2 Распорядительные документы
Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством
издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида:
по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим
управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности,
планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции,
внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы
предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются специалистами организации, согласовываются с
главными, ведущими специалистами, при необходимости — с юрисконсультом и главным
бухгалтером и подписываются руководителем организации. Подписанный руководителем
приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ
вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат
следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата,
регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст,
подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых
распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на
документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит:
 предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
 наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено
выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;
 срок исполнения приказа.
Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть
различной, например:
Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. составить график проведения
аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор» до 25.08.2001.
или
Составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор».
Ответственный — начальник отдела кадров Ефимова И.С, срок — до 25.08.2001.
или
Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. в срок до 25.08.2001 составить график
проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор».
Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом
ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого
положения печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать
указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:
Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Борисова Ю.П.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть
оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах
приказа.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом
верхнем углу этого приложения делается запись:
Приложение
к приказу директора
ЗАО «Контакт»
от 02.06.2000 №101
(Инструкция Минфина РФ
от 13.04.2000 № 134/56)
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Пример
оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 8.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по
основной деятельности. Выписка — это копия определенной части подлинного документа.
В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из
распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом
конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии (см.
приложение № 9).
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и
административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители,
главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности
распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть
текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю»,
«Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Примеры распоряжения и указания
приведены в приложениях № 10 и № 11.
3.3 Информационно-справочные документы
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения
документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства
организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление
протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:
наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола,
место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст,
подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия
(совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого
протоколируется.