● федеральных органов государственной власти, органов государственной
власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской
Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, органов местного
самоуправления;
● предприятий, организаций и их объединений независимо от формы
собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к
оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению
документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов
субъектов Российской Федерации10.
С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97,
принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 разъясняется и
9 ГОСТ Р 6.30—97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — М.:
Изд-во стандартов, 1997.
10 См.: ГОСТ Р 6.30-97, с. 1.
конкретизируется в Методических рекомендациях11 ВНИИдокументоведения и
архивного дела. Методические рекомендации «предназначены для внедрения в
организациях:
0единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их
расположения на основе современной нормативной базы по
документационному обеспечению;
1новых информационных технологий подготовки документов и передачи
документной информации;
2делового стиля документов, основных требований при составлении и
унификации текстов документов;
3правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая
компьютерную текстообработку;
4правил проектирования бланков документов;
5правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
6правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи»12.
Ценным практическим пособием при составлении служебных документов
являются Методические рекомендации по унификации текстов документов13,
использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:
7«упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление
однотипных функций и задач;
8унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их
на автоматизированную подготовку на базе российских государственных
стандартов;
сократить затраты на создание документов за счет использования
структурированной информации;
использовать унифицированные шаблоны текстов документов для
компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
ускорить процессы принятия управленческих решений»14.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения
управления изложены в Основных положениях Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ)15, одобренной коллегией
Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33). ГСДОУ,
являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит
«нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе
документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем
унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы
документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения
новейших технических средств»16.
Составной частью ГСДОУ является альбом образцов форм и примеров
основных организационно-распорядительных документов17. «Альбом схем-плакатов
предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб
документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных
11 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. – М.: «Научная
книга», 1998.
12 Там же, с. 6.
13 Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД,
1998.
14 Унификация текстов управленческих документов…, с. 3.
15 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: – М.: Главархив СССР,
1991.
16 Там же, с. 4.
17 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Сборник
плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. — М.:
ВНИИДАД, 1991.
формах собственности…»18.
Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х
годов, перерабатывались в 1993 году и в настоящее время входят в состав альбома
унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД),
содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих
форм19. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и
оформлении ОРД-
Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их
регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных
положениях ГСДОУ20. Технологические решения по основным задачам
делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы и в
традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах
обработки информации.
В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с
целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и
предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей
актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб
документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует
подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе
документационного обеспечения управления и Примерная структура текста
должностной инструкции для работников службы ДОУ.
В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной
службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по
делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ21, устанавливающая единый
порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов,
указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений
Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения
деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и
территориальных органов федеральной исполнительной власти.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации,
проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на
архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов22.
Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при
организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и
внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя
дела и др.23
Важной составной частью предархивной обработки документов является
оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к
которым изложены в ГОСТ 17914-7224.
Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения
документов организации является Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения25.
Негосударственным коммерческим и некоммерческим организациям (в том
18 Там же, с. 2.
19 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные
формы, инструктивные и методические материалы по их применению. – М., 1993.
20 См.: ГСД0У. Основные положения…, с. 25-37.
21 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. –
М.: Росархив, ВНИИДАД, 1992.
22 Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: Главархив СССР, 1986.
23 Там же, с. 107-115.
24 ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические
требования. – М.: Изд-во стандартов, 1984.
25 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения. – М.: Росархив , 2000.
числе общественным объединениям и организациям) полезно воспользоваться
специальным Методическим пособием26 Московского городского объединения
архивов (Мосгорархив), в котором изложены основные требования к процессу
систематизации документов в делопроизводстве, подготовке дел к передаче на
архивное хранение и обеспечению сохранности и использования документов в
архиве. Особый интерес данное пособие представляет для организаций с
относительно небольшим и средним объемом документооборота, в которых
отсутствуют ведомственные архивы как самостоятельные структурные
подразделения и в штате которых нет специалистов соответствующего профиля. В
пособии определены права и обязанности должностного лица, назначенного
ответственным за хранение и использование документов, отложившихся в
деятельности организации.
Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению
делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий
всех организационно-правовых форм.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1 Понятие и состав реквизитов ОРА
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов,
протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с
согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения
работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи:
подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи
называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем
требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно
подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных
видов организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД27:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — код формы документа;
06 — наименование организации;
07 — справочные данные об организации;
08 — наименование вида документа;
09 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12— место составления или издания документа;
13— гриф ограничения доступа к документу;
14— адресат;
15— гриф утверждения документа;
16— резолюция;
17— заголовок к тексту;
18— отметка о контроле;
19— текст документа;
26 Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень
документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков
хранения. – М.: Мосгорахив, 1997.
27 Угловое (в левом верхнем углу листа бумаги) и продольное (вдоль верхней стороны листа бумаги)
расположение реквизитов документов на бумажном носителе представлены на схемах 1 и 2.
20— отметка о наличии приложения;
21— подпись;
22— гриф согласования документа;
23— визы согласования документа;
24— печать;
25— отметка о заверении копии;
26— отметка об исполнителе;
27— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28— отметка о поступлении документа в организацию;
29— идентификатор электронной копии документа28.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его
особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты
являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и
разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К
обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата
документа, регистрационный номер, текст, подпись.
Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем
необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для
приказов: наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще
(например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование
организации, справочные данные об организации).
Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются
полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об
исполнителе и др.).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных
частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная,
содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации
(авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).
Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и
назначение (реквизиты 17—20).
Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность
документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В
оформляющей части документа располагаются также вспомогательные
делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—
29).
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или
таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен.
Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря
которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким
образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста
(работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу
юридической силы.
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не
каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом.
И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление
отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со
служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех
предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97 надписей на организационно-распорядительных
документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них
полей (см. схемы 1 и 2).
28 См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 1.
Схема 1
Угловое расположение реквизитов ОРД29
Схема 2
Продольное расположение реквизитов ОРД30
29 ГОСТ Р 6.30-97, с. 11.
30 ГОСТ Р 6.30-97, с. 12.
Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги
(одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатание документов с
использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно
при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы,
подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны
листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя
информации.
2.2 Реквизиты заголовочной части документа
Реквизит «Герб»31
Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации
и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о
Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба
располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования
организации, например:
На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не
изображается.
Реквизит «Эмблема»
Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е.
зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ
31 Правила оформления реквизитов ОРД изложены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—97,
Изменения № 1 к ГОСТ Р 6.30—97 и Методически: рекомендаций по оформлению документов на основе ГОСТ
Р 6.30—97.
товарного знака (знака обслуживания) организации32.
Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, способные отличать
соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных
товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на
основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также
физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На
зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.
Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться
товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные,
изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно
наименования организации, например:
Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой
реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне
реквизита «Наименование организации», например:
При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.
Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа»
Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной
идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации но
каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче
данных33.
Код организации проставляется но Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и
организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при
изготовлении бланка этого документа типографским способом.
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную
32 См.: Федеральный закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения
товаров» от 23.09.92 № 3520-1.
33 См.: Оформление документов…, с. 10.
форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (класс
0200000)34.
Реквизит «Наименование организации»
Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с
наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное
наименование и наименование на иностранном языке.
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное
наименование, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них), например:
При наличии наименования организации на иностранном языке разрабатывается
двуязычный бланк, например:
Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций –
субъектов Российской Федерации.
При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование,
полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:
Реквизит «Справочные данные об организации»
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних
документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной,
телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных
операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил
оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26
34 См.: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Изд-во стандартов,
1995.
сентября 1997г. № 1239.
В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или
каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса
адресата:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса,
электронной почты, например:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Тел. 183-15-01, факс 183-18-36.
E-mail:cooper@sityline.ru
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных
операций, например на гарантийных письмах:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 183-15-01, факс 183-18-36
E-mail:cooper@sitytine.ru
р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602
в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342
кор/сч 30109510600000000342
Реквизит «Наименование вида документа»
Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.)
указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа
пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с
наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в
Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим
функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования
управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов
документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям
деятельности. Примерная форма Табеля приведена в Типовой инструкции по
делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации35:
№ п/п Наименование Дата утверждения, Периодичность Подразделение, Примечание
35 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.:
Росархив, ВНИИДАД, 1992.