При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе
резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем
83 См.: с. 108 настоящего издания.
для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных
в течение календарного года в организации.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о
количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков
хранения (см. приложение № 35). По каждой категории дел подсчитывается также
количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и
количество дел с отметкой «ЭПК» (эксперно-проверочная комиссия).
Отметка «ЭПК» проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок
хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения
(например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием
экспертно-проверочной комиссии архивных органов.
Пример составления номенклатуры дел приведен в приложении № 36.
5.2 Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие основные признаки
заведения дел:
•номинальный;
•предметно-вопросный;
•авторский;
•корреспондентский;
•географический;
•хронологический.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит
название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу
берут их содержание, например:
Документы по вопросам повышения
качества продукции (акты, справки,
рекламации, докладные записки).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора,
например:
Протоколы производственных
совещаний ЗАО «Контакт» за 2001 г.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в
заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается
содержание вопроса, например:
Переписка с машиностроительными
предприятиями о взаимных расчетах за
2001г.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется
по географическому признаку. Например:
Переписка с предприятиями Восточной
Сибири по вопросам поставки продукции.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по
хронологическому признаку, например:
Квартальные отчеты об основной
деятельности предприятия и капитальных
вложениях за 2001г.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому,
предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В
дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют
заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) раздельно группируются:
документы постоянного и временного сроков хранения;
подлинники и копии документов;
годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
утвержденные документы и их проекты;
2)в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
3)каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с
требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например,
копия документа должна иметь отметку о заверении копий);
4)каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении
документа и направлении его в дело;
5)в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел,
не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на
всем протяжении периода работы сотрудника в организации).
6)в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не
более 4 сантиметров);
7)приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления,
присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают
основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке
идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело
неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие
возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и
хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному
составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и
подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам
по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица,
готовившего их проекты.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными
сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному
составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело
приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки
группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах
того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их
составления или даты поступления. Например, план на 2002г., составленный в 2001г.,
должен быть отнесен к 2002г., а отчет за 2001г., составленный в 2002г. – к 2001г.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого
года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности,
например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из
баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке:
пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в
самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.
Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и
порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов
в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической
последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом –
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие
основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они
касаются одного и того же вопроса.
5.3 Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо
остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем
выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является
результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна
проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей
деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации,
Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с
указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой
дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в приложении
№ 37.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна
проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на
основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При
полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие
экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками
хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет
включительно) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу,
а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет
включительно).
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК
организации и согласовываются с ведомственным архивом.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены
только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и
по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный
архив организации.
Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного
аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в
трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй –
прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий –
остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному
составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована (см. приложение №
38).
Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет
включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в
акт о выделении документов к уничтожению (см. приложение № 39). Не допускается
уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения
преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило:
дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек
к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком
хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который
будет составлен не ранее 1 января 2002г.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока
хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены,
должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка
дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное
или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному
оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения – частичному
оформлению.
Полное оформление дела предусматривает;
•перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с
января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по
январь, получающейся при формировании дела в течение года);
•нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу
арабскими цифрами;
•составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
•составление заверительной надписи дела;
•подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических
зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
•внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия
структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса,
заголовка дела, даты и др.
Внутренняя опись документов дела (см. приложение № 40) составляется для учета
документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной
деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и
т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сфо-римированных из документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (см.
приложение № 41) и отражаета, при необходимости, особенности физического состояния
дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов
или их частей и т.п.).
Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего
хранения и поиска сведений о документах дела.
На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения
указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс
дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного
хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения
дела (см. приложение № 42).
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному
оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать,
заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле,
располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
В ведомтсвенный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на
документы по согласованию с архивом.
В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило,
отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности
архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и
своевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими
структурами осуществляется на договорной основе (см. приложение № 43). В договоре
закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки
передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.
Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном
архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности,
нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой
организации.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1
1.1 Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным
непосредственно директору организации.
•Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и
освобождаемый от должности директором организации.
•На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со
средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного
обеспечения управления не менее одного года.
•В штатный состав секретариата входят: секретарь-референт, два секретаря,
делопроизводитель, курьер.
•Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством,
нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами
и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.
1.684…
…
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
21.Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному
обеспечению управления.
22.Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации.
23.Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с
документами.
24.Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению
делопроизводства в организации.
25.Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации.
2.6…
…
3. ФУНКЦИИ
Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм
документов организации, внесение в них изменений.
Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-
справочной работы по документам.
Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству
поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления
документов, представляемых на подпись руководству.
1 При подготовке примера были использованы материалы Примерного положения о службе
документационного обеспечения управления. См.: ГСДОУ, с. 63-69.
84 Другие общие сведения о структурном подразделении в зависимости от специфики организации.
Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и
исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и
результатах исполнения документов, систематическое информирование
руководства по этим вопросам.
Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и
проектирование бланков документов.
Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и
оперативного использования документной информации.
Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями
организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с
документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
310. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования
структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
311. Организация работы ведомственного архива.
312. Повышение квалификации сотрудников секретариата.
313. Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий
их труда.
3.14…
…
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
4.1. Секретариат имеет право:
■ Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных
правил работы с документами в организации
■ Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые
для работы секретариата.
■ Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в
структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей
структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
■ Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к
подготовке проектов документов по поручению руководства организации.
■ Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением
установленных требований.
■ Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
■ Вносить предложения руководству организации о применении административных
мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами
установленных правил работы с документами.
4.1.8. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов о состоянии
работы с документами, и совершенствовании форм и методов работы с ними.
4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении
и увольнении работников секретариата, их поощрении наложении взысканий.
4.1.10….
…
4.2. Секретариат обязан:
4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство организации информацией,
необходимой для принятия управленческих решений.
10 Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного
обеспечения управления при изменении общего-государственных нормативных актов.
11 Совершенствовать работу с документами на основе применения современных
автоматизированных информационных технологий.
4.2.4…
…
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретариат несет ответственность за:
5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
52. Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение
необходимых условий труда работников секретариата.
53. Неиспользование предоставленных прав.
5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
5.5…
…
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
Секретариат взаимодействует:
Со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного
обеспечения управления.
С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой
документов.
Со службой кадров, – по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и
повышения их квалификации.
Со службой хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами
организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими
принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.
С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и
утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и
использования документов.
6.6…
…
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего
трудового распорядка организации.
Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.
Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной
численности осуществляется на основании приказов директора организации.
7.4…
…
секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Секретарь-референт является специалистом канцелярии и подчиняется
непосредственно начальнику канцелярии.
■ Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности
директором организации.
■ При отсутствии секретаря-референта его функции выполняет другой сотрудник
канцелярии в соответствии с приказом директора организации.
■ Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: действующим
законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими материалами
соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами,
учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора
организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.
■ На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим специальным
образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним
специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области
документационного обеспечения управления.
1.6….