НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их
поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими
подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве
экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным
исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с
заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.
Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем,
регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа
подшивается в дело.
Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по
факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают,
оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана
проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие
количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы
подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется
опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие:
составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными
должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант
документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в
нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и
передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку
для подтвержения факта получения документа исполнителем и исключения возможности
потери документа при его движении в организации.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых
документов, т. е. учитывать объем документооборота. Учету подлежат все оригиналы
документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:
1. Приказ директора организации был
размножен в 10 экз., документооборот этого приказа
составил 11 документов (1 оригинал +10 копий).
2. Письмо-приглашение было разослано в 15
организаций, его документооборот составил 16
документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в
дело).
В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные
по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные
видеограммы, полученные по электронной почте.
При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять
документы наиболее распространенного формата — А4 (210 х 297 мм), а документы другого
формата — А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:
2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.
Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую
учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно,
ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ,
например:
Сводка учета
объема документооборота
за _____________ 200__г.
(месяц)
Виды
документов Количество документов Всего
оригиналы копии
входящие
исходящие
внутренние
Итого
Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения
руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами
и определения штатной численности службы ДОУ.
4.2 Регистрация документов
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа
путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о
документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
 учет количества документов;
 обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
 обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
 обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Согласно ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения
и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные,
плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы78, независимо от способа их
создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или
отправки (почтой или по каналам связи).
Однако не все документы организации должна регистрировать служба ДОУ.
Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские,
финансовые и др.) целесообразно регистрировать в соответствующих подразделениях. В
службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ должен
разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, т.е.
не регистрируемых в службе ДОУ, например:
78 См.: ГСДОУ, с. 29.
Примерный перечень документов, не подлежащих
регистрации в службе ДОУ
22Письма, присланные для сведения (копии),
23Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
24Технические задания на командирование Специалистов за рубеж и сметы по
командированию.
25Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
26Графики, наряды, заявки, разнарядки.
27Сводки и информация, присланные для сведения
28Учебные планы и программы.
29Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
30Прейскуранты.
1Технические условия.
2Претензии.
3Нормы и нормативы расходов материалов.
4Поздравительные письма.
5Пригласительные билеты.
6Документы по заключению коллективных договоров.
7Бухгалтерские документы.
8Планово-финансовые документы.
9Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
 Формы статистической отчетности.
 Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» и
общественным организациям.
 Объяснительные записки.
 Арбитражные и исковые документы.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и
внутренние — вдень подписания или утверждения.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных
подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее
однократность. В связи с этим при повторной регистрации документа в структурном
подразделении недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном
подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в
службе ДОУ.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним
документам в пределах календарного года.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из
двух частей:
 порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала
календарного года;
 номера дела по номенклатуре дел.
Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть,
например, такой:
1) для входящих документов: 218/08-17, где
218 – очередной порядковый регистрационный
номер, а 08-17 – номер дела, в которое будет
подшит исполненный документ;
2) для исходящих документов: 11-03/532,
где: 11-03 – номер дела, в которое будет
подшита копия отправленного документа, а 532
– очередной порядковый номер.
К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при
необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений,
вопросов деятельности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям
документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной
деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты,
докладные записки и т.д.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой
регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая
порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
На документах, составленных совместно несколькими организациями,
регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания
авторов на документе (слева направо)79.
ГСДОУ установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации
документов80:
 автор документа (корреспондент);
 наименование документа;
 дата документа;
 номер документа;
 дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
 номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих
документов);
 заголовок документа или его краткое содержание;
 резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор
резолюции, дата простановки резолюции);
 отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата
фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит
исполненный документ).
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен
следующими:
4расписка исполнителя в получении документа;
5ход исполнения;
6наличие приложений;
7количество листов и экземпляров документа и др.
В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых
массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-
контрольные карточки (РКК).
Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых
документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.
Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести
одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и
внутренних документов, разделив последние еще и по видам и разновидностям документов.
Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов,
необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных
карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести
информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов
без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет
создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и
т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с
79 См.: ГСДОУ, с. 12.
80 См.: Там же, с. 30.
документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет
устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии
больших массивов документов разных видов.
При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть
подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-
шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации
документов, например:
Нумерационный бланк-шахматка
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок
расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации. Примеры
регистрационных карточек и журналов даны на страницах 95—96 настоящего издания.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах
инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый
регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Пример регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона карточки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления
и номер документа
Дата и регистрационный
номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Контрольные отметки
(ход исполнения)
Фонд № Опись № Дело №
Примеры регистрационных журналов
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Дата
поступления
Регистрационный
номер
документа
Корреспондент
(автор)
Дата
документа
Номер
документа
Краткое
содержание
документа
1 2 3 4 5 6
Резолюция или кому направлен документ Дополни-
тельные
сведения
о документе
Расписка
в
получени
и
Отметка
об
исполнении
Исполнител
и
Задани
е
Срок
исполнени
я
Автор
резолюции
Дата
простановк
и
резолюции
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Дата
документа
Регистрационный
номер
документа
Корреспондент
(получатель)
Краткое
содержание
документа
Кем
подписан
документ
Исполн
итель
Дополните
льные
сведения о
документе
Отметка
об исполнении
1 2 3 4 5 6 7 8
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Дата
документа
Регистрацион
ный
номер
документа
Краткое
содержание
документа
Кем
подписан
документ
Исполнитель
Дополнитель
ные
сведения о
документе
Расписка в
получении
документа
Отметка об
исполнении
1 2 3 4 5 6 7 8
4.3 Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль
исполнения документов является составной частью функции менеджмента «Контроль».
Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и
качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ
и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-
распорядительные документы. Документы других систем контролируются
соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения)
документа, а для поступивших — с даты поступления. Срок исполнения документа может
быть типовым или индивидуальным.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов
государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых
органов управления. Например, в Законе города Москвы «Об обращениях граждан» № 25 от
28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан:
«Решения по обращениям граждан
принимаются… в срок до одного месяца со дня
их поступления и регистрации»81.
«Заявления и жалобы военнослужащих и
членов их семей разрешаются в сокращенные
сроки — до 15 дней со дня их поступления…»82.
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем
предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции
руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в
следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные —
руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной
наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после
получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения
отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Контроль исполнения включает:
10постановку документа на контроль;
11проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
12проверку и регулирование хода исполнения;
13учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование
руководителя.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые
при регистрации документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по
срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:
 формирование картотеки контролируемых документов;
 направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
 выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, и отчества и телефона
исполнителя (в крупных организациях);
 напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
 получение информации о ходе и результатах исполнения;
 запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
 регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
 сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных
совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
 снятие документов с контроля по указанию руководителей;
 формирование картотеки исполненных документов.
81 См.: Вестник мэрии Москвы. — 1997. — Спецвыпуск (1351). — С. 45.
82 См.: Там же.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока,
например, в следующем порядке:
 заданий последующих лет — ежеквартально;
 заданий последующих месяцев текущего года — ежемесячно;
30заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять
дней и за три дня до истечения срока и исполнения документа.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный
контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и
выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по
их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий,
сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого
документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в
контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении
документа и направлении его в дело).
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны
периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и
доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской
дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается
самой организацией, например:
СВЕДЕНИЯ
ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ,
ЗА ПЕРИОД _____________ 200 __г.
Ф.И.О.
исполнителя
Всего
документов Из них Причина
неисполнения
Исполнено
в срок
Исполнено
с опозданием
1 2 3 4 5
Секретарь-референт Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
5. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1 Номенклатура дел организации
Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна
составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел
включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической
документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо
учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе
документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных
архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации
разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается
руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. приложения № 33 и 34) и
включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату,
номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф
согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф:
индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер
статьи по перечню, примечания.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела,
который должен включать: индекс структурного подразделения организации по
классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии
структурных подразделений);
порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления
деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки
дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов
номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений
деятельности организации.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется
важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел,
содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке
убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
♦заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов,
группируемых в данном деле;
♦заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
♦заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и
т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, не
допускаются.
♦Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образуют следующие элементы:
♦наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов
(приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
♦наименование организации или ее структурного подразделения;
♦адресат или корреспондент;
♦краткое содержание документов дела;
♦название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
♦даты (период), к которым относятся документы дела;
♦указание на копийность документов дела.
Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем
документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» — в конце заголовка,
например:
Приказы директора организации по
основной деятельности за 2001 г. Копии.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности,
эта разновидность указывается во множественном числе, например:
Протоколы заседаний аттестационной
комиссии за 2001 г.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу
(вопросам) она ведется, например:
Переписка с Бизнес-Банком по вопросам
бухгалтерского учета, отчетности и
финансовой деятельности.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,
последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с заказчиками об отказе от
оплаты счетов предприятия.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается
период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа
(план, отчет) и автор, например:
Годовой план предприятия «Контакт»
по капитальным вложениям на 2001 г.
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы,
указываются вид документа и автор, например:
Приказы директора организации по
личному составу за 2001 г.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не
связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела
употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
Документы о приеме, сдаче и списании
имущества и материалов (акты, описи,
ведомости).
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и
вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел организации также включаются справочные картотеки, журналы
учета документов.
Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года, когда дела за
прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле)83.
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются срок хранения
дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых
документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел,
разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не
заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников, об
изъятии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки
хранения документов.