…
2. ФУНКЦИИ
■ Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-
распорядительных документов.
■ Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.
■ Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.
■ Учет объема документооборота организации.
■ Оформлением отправление исходящих документов.
26. Формирование в дела исполнительных документов.
27. Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и
постоянными сроками хранения.
2.8…
…
3.ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
31 Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с
использованием установленных регистрационных форм.
32 Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.
33 Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до
передачи их на подпись.
34 Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам.
35 Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе
применения современных информационных технологий.
36Ведение контрольной картотеки.
37Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения
документов.
38Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными
документами.
39Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.
> Совершенствование системы контроля исполнения документов.
> Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.
> Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.
>…
…
4.ПРАВА
Требовать выполнения установленных правил работы с документами в
функциональных службах организации.
Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов
документов по поручению руководства организации.
Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в
случае некачественного их исполнения или оформления.
Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.
Требовать от руководства организации создания необходимых условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.
4.6 …
…
■ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.
Невыполнение указаний и поручений руководства организации.
Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей инструкцией.
5.4.Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
5.5….
…
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ
Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам
документационного обеспечения управленческой деятельности.
7. ОЦЕНКА РАБОТЫ*
■…
■…
…
* В данном разделе указываются по усмотрению организации критерии оценки деятельности работника.
Приложение № 9
Пример выписки из приказа
по основной деятельности
ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
08.01.2001 №2
Москва
О введении Инструкции
по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения
их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02.2001 руководствоваться
правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
Ответственные – начальники структурных подразделений.
Директор СТ. Борисов
Приложение № 10
Пример распоряжения по
основной деятельности
ЗАО “ЭТАЛОН”
РАСПОРЯЖЕНИЕ
12.02.2001 №5
Москва
О проведении
ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3
ОБЯЗЫВАЮ:
Провести ремонтные работы в цехе № 3. Ответственный – начальник ремонтно-
технической службы Макаров Д.И., срок – 15.02.2001.
Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 3
Антонова Ю.В.
Приложение № 11 Пример указания
ЗАО “ЭТАЛОН”
УКАЗАНИЕ
01.12.2001 №28
Москва
О графике отпусков на 2002 г.
ДЛЯ составления графика отпусков на 2002 г. ПРЕДЛАГАЮ:
Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки
сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2002г. Срок
представления списков – 10.12.2001.
Отделу кадров составить сводный график отпусков на 2002г. и представить его на
утверждение в дирекцию. Ответственный – начальник отдела кадров Панкратова
О.Ю. Срок представления графика – 20.12.2001.
Приложение № 12
Форма протокола8
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №00
Москва
производственного совещания
Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
8 См.: ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы…, с. 20.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О подготовке ……………………. Доклад замдиректора
2. О выполнении ………………………………………………………………………………
………………..Сообщение гл.бухгалтера ……………………………………………………
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. — Изложение содержания доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О., должность — Содержание выступления
Фамилия И.О., должность — Содержание выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
11. Утвердить…
Голосование:
12. Представить…
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Голосование:
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 13
Пример полного протокола
ЗАО «ПРОГРЕСС»
ПРОТОКОЛ
25.03.2001 № 1
г. Елец Липецкой обл.
общего собрания
трудового коллектива
Председатель — Покровский А.М,
Секретарь — Зверева З.А
Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)
Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой
О.Б.
2.О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам.
директора Голубева И.П.
1. СЛУШАЛИ:
Матвеева О.Б. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Назарова И.И., начальник отдела кадров – Одобрила переход на новую систему оплаты
труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора
кадров и управления персоналом.
Богданов Н.В., ведущий экономист – Положительно оценил новую систему оплаты
труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.
Дегтярев В.А., менеджер по продажам – Предложил доработать отдельные положения
рассматриваемой системы оплаты труда и повторно обсудить этот вопрос в начале апреля
2001г. (альтернативный проект системы оплаты труда прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ:
Перейти на новую систему оплаты труда с 01.06.2001. Ответственные – гл. бухгалтер
Матвеева О.Б., начальник отдела кадров Назарова И-И. Срок внедрения новой системы
оплаты труда – май 2001г. Голосование: за – 36, против – 1, воздержались – 2.
2. СЛУШАЛИ:
Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Покровский A.M., генеральный директор – Поддержал высказанные в сообщении
Голубева И.П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал
высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности.
Малинина Е.Н., специалист по связям с общественностью – Привела статистические
данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме
социальной ответственности в бизнесе, предложила ряд новых направлений развития
сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей.
Ефимов О.Ю., председатель Ассоциации предпринимателей – Поблагодарил коллектив
специалистов ЗАО «Прогресс» за активное участие в работе Ассоциации предпринимателей,
рассказал о планах работы Ассоциации на 2001г., одобрил направления развития
сотрудничества Ассоциации с ЗАО «Прогресс», предложенные выступавшими сотрудниками
ЗАО.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией
предпринимателей на 2001-2002 гг. Ответственный – зам. директора Голубев И.П. Срок –
15.04.2001.
Приложение № 14
Форма сокращенного протокола
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №00
Москва
производственного
совещания
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ………………………………….. Доклад ………………………………………………
___________________________________________________________________________
(фамилии, инициалы выступивших)
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить …
Голосование:
2. . О ………………………………….. Доклад ………………………………………………
___________________________________________________________________________
(фамилии, инициалы выступивших)
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1 ……………………………………………………………………………………………….
2.2 ……………………………………………………………………………………………….
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Визы ознакомления
заинтересованных лиц
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 15
Пример сокращенного протокола
000 «КОНСАЛТИНГ»
ПРОТОКОЛ
07.08.2001 №4
г. Калуга
заседаний дирекции
Председатель — Лиходеев Ю.И.
Секретарь — Мамонтова Е.П.
Присутствовали: Гришин М.С., Панкратова И.О., Сергеев Р.И., Яковлев Н.В.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ходе рекламной кампании в III кв. 2001 г. Сообщение начальника отдела рекламы
Гришина М.С.
___________________________________________________________________________
(Сергеев Р.И., Панкратова И.О.)
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить работу отдела рекламы в III кв. 2001г.
2. Об изменениях в системе налогообложения. Сообщение гл. бухгалтера Яковлева
Н.В.
___________________________________________________________________________
(Лиходеев Ю.И., Сергеев Р.И.)
ПОСТАНОВИЛИ:
Принять к сведению информацию об изменениях в системе налогообложения.
Приложение № 16
Форма краткого протокола
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Москва
производственного
совещания
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О …………………………….. Сообщение ………………………………………………
ПОСТАНОВИЛИ:
……………………..
2. О …………………………….. Сообщение ………………………………………………
ПОСТАНОВИЛИ:
……………………..
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Визы ознакомления
заинтересованных лиц
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 17
Пример краткого протокола
АОЗТ «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
ПРОТОКОЛ
18.11.2001 №8
г. Красноярск
производственного
совещания
Председатель — Жуков П.Н.
Секретарь — Игнатова Е.В.
Присутствовали: Аникеева О.И., Воробьев Г.А., Звягина Е.О., Нефедов О.П., Шишикин
С.Д, Щеглова В.Н.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение
зам. директора Чернова Ю.И.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственный – начальник
производственного отдела Шишкин С.Д. Срок – 25.11.2000.
Приложение № 18
Форма выписки из протокола
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.0000 № 00
Москва
производственного
совещания
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные : должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
3. О ………………………………. Сообщение ………………………………………………
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. — Текст выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1. Установить ……………..
3.2 ……………………………
Председатель Расшифровка подписи
Секретарь Расшифровка подписи
Верно
Должность Личная подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Приложение № 19
Пример выписки из протокола
ЗАО «ПРОГРЕСС»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
25.03.2001 № 1
г. Елец Липецкой обл.
общего собраний
трудового коллектива
Председатель — Покровский А.М.
Секретарь — Зверева З.А
Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)
Приглашенные; председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам.
директора Голубева И.П.
2. СЛУШАЛИ:
Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией
предпринимателей на 2001-2002 гг. Ответственный – зам. директора Голубев И.П. Срок –
15.04.2001.
Председатель A.M. Покровский
Секретарь З.А. Зверева
Приложение № 20
Форма акта9
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Руководитель организации
___________№ ___________ Личная Расшифровка
подпись подписи
Москва 00.00.0000
9 См.: ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы.., с. 21, УСОРД, с. 213.
О …………………………….
Основание: ……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
Составлен комиссией:
Председатель: …………………………………………………………………………………
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. ………………………………………………………………………
(должность, фамилия, инициалы)
2. ………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………
Присутствовали: ………………………………………………………………………………
(должность, фамилия, инициалы)
ТЕКСТ
………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Составлен в _______ экземплярах:
1-й экз. — куда, кому
2-й экз. — ……….
3-й экз. — ……….
……………….
Приложение: наименование документа на ____ л. в _____ экз.
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии Личные подписи Расшифровки подписи
С актом ознакомлены:
Должности Личные подписи Расшифровки подписей
Даты
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 21
Пример акта
ЗАО «МЕДПРИБОР» УТВЕРЖДАЮ
АКТ Директор ЗАО «Медприбор»
08.04.2001 № 1 Петров А.Н. Петров
Москва 05.04.2001
проверки работы
с документами
в отделе маркетинга
Основание: приказ директора от 01.04.2001 № 23 «О совершенствовании документационного
обеспечения деятельности ЗАО «Медприбор».
Составлен комиссией:
Председатель: зав. канцелярией О.П. Иванова
Члены комиссии: 1. Зав. производственным отделом К.А. Тихонов.
Зам. гл. бухгалтера В.Е. Павлова.
Менеджер по кадрам П.Е. Александров
Секретарь-референт канцелярии Г.И.Пахомова
Присутствовали: секретарь отдела маркетинга СИ. Родионова
08.04.2001 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга.
В результате проведенной проверки установлено:
В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела исполненные документы.
Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным
номенклатурой дел.
Отсутствуют два дела с перепиской за 1999г.
Не проведена предархивная обработка документов 1998г., подлежащих
длительному хранению.
Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются
существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных
документов в области организации документационного обеспечения управления.
Составлен в 4-х экземплярах:
1-й экз. — в дело 01-09;
2-й экз. — зам. директора по административно-хозяйственным вопросам;
3-й экз. — зав. отделом маркетинга; 4-й экз. — председателю комиссии.
Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга
СИ. Родионовой на 1 л. в 1 экз.
Приложение № 22
Пример исходящего письма
Уважаемый Юрий Викторович!
Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра,
опубликованными в N85 «Экономической газеты» от 15,01.2001, направляем Вам заявку на
участие в весенней экспозиции Центра,
Просим включить наiу организацию в число участников выставки. Приложение: на 3л,
в 2 экз.
С уважением,
Петров Андрей Иванович
181-07-09