НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ

Приложение № 24
Пример телеграммы10
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ
ЧЕЛЯБИНСК ОАО УРАЛСТРОЙ
ГРИГОРЬЕВУ
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ
ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ
ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
18/07-12
Петров
10 См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы…, с. 10
Приложение № 25
Пример международной телеграммы
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ ТОРГОВЫЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЬ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ЗАО КОНТАКТ В БОЛГАРИИ
УЛ КРАСОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ЗАО КОНТАКТ АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА
2001 ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ДИРЕКТОР
15-23-08/12
Петров
Приложение № 26
Форма телефонограммы11
Наименование Адресат
организации № телефона
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000 № 00
Время передачи
Место составления
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
(до 50 слов)
Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму И.О. Фамилия
Передала: секретарь И.О. Фамилия № телефона
Приняла: секретарь И.О. Фамилия № телефона
11 См.: ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы…, с. 10.
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 27
Пример телефонограммы
ЗАО «ПОЛИГРАФ» ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ТЕЛЕФОНОГРАММА Главному бухгалтеру
31.08.2001 №10 С.Т.Иванову
11.45 35-18-01
г. Магнитогорск
Челябинской обл.
Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном объеме. Просим
оплатить выставленный счет в срок до 05.09.2001.
Зам. директора И.М.Федоров
Передала: секретарь В.Д.Харламова 38-05-11
Приняла: секретарь Ф.Ю. Осипова 35-18-01
Приложение № 28
Пример справки
ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ» Директору
Московский филиал ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ»
СПРАВКА А.Б. Иванову
15.04.2001 № 1
Москва
о закупке мебели
и оборудования
В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в I квартале
2001 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:
Вид
комплекта
Количество
(шт.)
Стоимость
(руб.)
Место
установки
Приложение № 29
Форма докладной записки12
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
О ………………
ТЕКСТ
12 См.: ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы…, с. 36.
Павлова Анна Петровна
449-28-32
Наименование
должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 30
Пример докладной записки
Бухгалтерия Директору
ООО «ПОЛИМЕР»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА И.К.Савельеву
24.05.2001 №3
О применении штрафных
санкций
Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ
«Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции,
несмотря на неоднократные письменные напоминания.
Приложение № 31
Форма объяснительной записки13
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
ТЕКСТ
13 См.: ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы.., с. 32.
Наименование
должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 32
Пример объяснительной записки
Отдел маркетинга Директору
ООО «КОНСУЛЬТАНТ»
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА М.П. Устиновой
28.09.2001 № 5
Об опоздании на работу
28.09.2001 я опоздал на работу на 45 мин. из-за транспортной аварии. Справку,
выданную автотранспортным предприятием, прилагаю.
Приложение № 33
Форма номенклатуры дел организации14
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Руководитель организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Личная Расшифровка
00.00.0000 №00 подпись подписи
Москва
на ________ год
Индекс
дела
Заголовок
дела
Количество
дел
Срок хранения
и № статьи
по перечню
Примечание
1 2 3 4 5
Должность
руководителя
службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
ЭК организации
от 00.00.0000 №00
14 См.: Основные правила…, с. 107.
Приложение № 34
Форма номенклатуры дел структурного подразделения15
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 № 00
Москва
на ___________ год
Индекс
дела
Заголовок
дела
Количество
дел
Срок хранения
и № статьи
по перечню
Примечание
1 2 3 4 5
Должность
руководителя
службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
Виза согласования
с руководителем
службы ДОУ
Приложение № 35
Форма итоговой записи к номенклатуре дел16
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _________________________________________________________________________ ;
(наименование организации)
в _______ г.
По срокам хранения Всего В том числе
15 См.: Основные правила.., с. 109.
16 См.: Основные правила…, с. 108.
переходящих с отметкой
«ЭПК»
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
Должность
руководителя
службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности
лица, передавшего
сведения в архив Личная подпись Расшифровка подписи
Приложение № 36
Пример номенклатуры дел организации17
ЗАО «СЕНЕЖ» УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Директор ЗАО «СЕНЕЖ»
25.12.2001 № 1 Прохоров М.Д. Прохоров
Москва 25.12.2001
на 2002г.
Индекс дела Заголовок дела Количес
тво дел
Срок
хранения и №
статьи по
перечню
Примеча
ние
1 2 3 4 5
01-01
01 КАНЦЕЛЯРИЯ
Устав организации Пост, ст. 13а
17 Сроки хранения документов указаны по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000г.).
01-02
01-03
01-04
01-05
01-06
Учредительный договор
Свидетельство о регистрации организации
Структуры и схемы организации управления
Штатное расписание организации
Штатная расстановка
Пост, ст. 14
Пост, ст. 15
Пост, ст. 18а
Пост, ст. 32а
75 л. ст. 34
1 2 3 4 5
01-07 Положение о структурных подразделениях
организации
Пост, ст. 16
01-08 Должностные инструкции работников
организации
Пост, ст. 35а
01-09 Приказы по основной деятельности Пост, ст. 6а
01-10 Приказы по административно-хозяйственным
вопросам
5л. ст. 6в
01-11 Протоколы совещаний у руководителя
организации
Пост, ст. 5г
01-12 Протоколы собраний трудового коллектива
организации
Пост, ст. 5д
01-13 Протоколы собраний структурных
подразделений организации
5л. ЭПК ст.
5е
01-14 Документы о командировках (программы,
задания, отчеты, доклады, переписка).
5л. ЭПК ст.
45
01-15 Документы проверок организации (доклады,
справки, отчеты, акты, докладные записки и
др.)
Пост, ст. 48
01-16 Предложения, заявления, жалобы граждан
(личного характера)
5л. ЭПК ст.
566
1 2 3 4 5
01-17 Документы о рассмотрении обращений граждан
(обзоры, аналитические справки)
Пост, ст.
54
01-18 Журнал регистрации распорядительных и
нормативных документов организации
Пост, ст.
72а
01-19 Журнал регистрации поступающих документов 3г. ст. 726
01-20 Журнал регистрации отправляемых документов 3г. ст. 726
01-21 Журнал регистрации обращений граждан 5л. ст. 72в
01-22 Номенклатура дел организации Пост, ст.
67
01-23 Описи дел постоянного хранения (утвержденные) Пост.1 ст.
72а
1Неутвержде
нные до
минования
надобности
01-24
01-2518
Описи дел временного хранения 3г.1
ст. 746
1 После
уничтожения
дел
01-26
01-27
18 Резервные номера для дел, не предусмотренных номенклатурой дел, но заведенных в течение календарного
года.
1 2 3 4 5
02 ОТДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ
ПРОГНОЗИРОВАНИЯ
02-01 Перспективный план развития организации на
2001 – 2005 гг.
Пост. ст.
84
02-02 План экономического и социального развития
организации на 2001г.
Пост. ст.
87а
02-03 Бизнес – план организации Пост. ст.
88
02-04 Годовой план организации по основным видам
деятельности на 2002г.
Пост. ст.
90а
02-05 Аналитические записки о выполнении планов 5л. ЭПК
ст. 96
02-06 Справки об итогах социально-экономического
развития организации
5л. ЭПК
ст. 97
02-07 Переписка по вопросам планирования 5л. ст. 98
02-08 ………..
02-09 ………..
……. ………..
……. ………..
1 2 3 4 5
03 ФИНАНСОВЫЙ ОТДЕЛ
03-01 Годовой финансовый план организации на 2002 г. Пост, ст.
1056
03-02 Годовой план финансирования и кредитования на
2002 г.
Пост, ст.
1056
03-03 Квартальные планы финансирования и
кредитования на 2002 г.
5л. ст.
105в
03-04 Годовой отчет о выполнении финансового плана
на 2002 г.
Пост, ст.
1146
03-05 Документы о соблюдении финансовой
дисциплины (акты, докладные записки, переписка)
5л. ст. 118
03-06 Кредитные договоры 5л.1 ЭПК
ст. 125
1После
истечения
срока
действия
договора
03-07 Годовой кассовый план на 2002 г. 5л. ст. 132
03-08 Отчет по кассовому плану 5л. ст. 133
03-09 ………..
03-10 ………..
……. ………..
1 2 3 4 5
04 БУХГАЛТЕРИЯ
04-01 Годовой бухгалтерский баланс Пост, ст.
135б
04-02 План счетов бухгалтерского учета 5л. ст. 142
04-03 Договоры с аудиторами 5л.1 ЭПК
ст. 147
1После истечения срока
действия договора
04-04 Кассовые документы 5л.1 ст. 150 1При условии завершения
проверки (ревизии)
04-05 Банковские документы 5л.1 ст. 150 1При условии завершения
проверки (ревизии)
04-06
04-07
Лицевые счета работников
Положение о премировании работников
75л. ЭПК ст.
153
5л.1 ЭПК ст.
154
1После замены новым
04-08 Гарантийные письма 5л. ст. 158
04-09 Исполнительные листы До
минования
подобности1
ст. 162
1Не менее 5л.
04-10 Оборотные ведомости 5л.1 ст. 168
04-11 Годовой отчет по налогам Пост, ст.
170а
1 2 3 4 5
04-12 Квартальные отчеты 5л.
ст. 1706
04-13 Договоры о материальной
ответственности
5л.1
ст. 189
1После увольнения
материально-
ответственного
лица
04-14 Образцы подписей материально-
ответственных лиц
До
минования
надобности
ст. 190
04-15 Книга учета основных средств 5л.
ст. 193в
04-16 Книга учета приходно-расходных
документов
1г.
ст. 193д
04-17 Заказы на бланки учета и
отчетности
1г.
ст. 150
04-18 ……….
04-19 ……….
……. ……….
1 2 3 4 5